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spesen_mit_handy_fotografieren

Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

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spesen_mit_handy_fotografieren [2016/07/08 21:02]
spesen_mit_handy_fotografieren [2019/06/09 12:09] (aktuell)
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 +====== Run my Accounts Handy Spesen Tool ======
 +{{:​iphone_mit_spesen_ausgeschnitten.png?​100|}}
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 +===== Einreichen von Spesen =====
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 +    * Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist. Dazugehörige Kreditkartenquittungen sollen nicht an Run my Accounts eingereicht,​ aber dennoch aufbewahrt werden.
 +    * Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
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 +  Achtung: der Original-Beleg muss aus gesetzlichen Gründen im Original aufbewahrt werden. ​
 +  ​
 +==== Grundsätzliches Vorgehen ==== 
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 +  - Fotografieren des Spesenbeleges
 +  - Ausschneiden des Spesenbeleges und Umwandlung in Schwarz-Weiss Bild mit der App
 +  - Benennung des Bildes mit dem Buchungstext
 +  - Upload des Beleges in den Dropbox-Spesen-Ordner
 +
 +==== Auszahlung der Spesen ====
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 +  - Ausdruck des Kontenblatts des Mitarbeiters:​ Berichte – Kontenblätter – Eingabe Ihrer Kontokorrent Nummer sowie der Periode. Die Details sowie der aktuelle Saldo sind auf diesem Report ersichtlich.
 +  - Report mit Barcode versehen an Run my Accounts zur Verbuchung der Zahlung scan2mailen.
 +  - Original-Belege anheften und Report ablegen.
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 +===== Voraussetzungen =====
 +==== Dropbox oder E-Mail ====
 +Wir bieten 2 Varianten, die Spesen an Run my Accounts zu senden: ​
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 +  - Versand per E-Mail an die Mailadresse auf Ihrem Login-Blatt.
 +  - Dropbox: Laden Sie Spesen über Ihren persönlichen [[https://​www.dropbox.com/​|Dropbox-Zugang]] zu Run my Accounts hoch. Mehr zu Dropbox und Run my Accounts erfahren Sie hier: [[dropbox|Dropbox Upload]]. Bitte melden Sie jeden zum Handy-Spesen-Tool berechtigten Mitarbeiter unter Angabe seines Dropbox-User-Namens bei Ihrem Run my Accounts Online-Buchhalter an. 
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 +==== Smartphone ====
 +=== iPhone ===
 +Sie benötigen eine Dokumenten-Scanner App für Ihr iPhone. Die besten Erfahrungen haben wir mit der iPhone-App [[http://​itunes.apple.com/​ch/​app/​docscanner/​id312391317?​mt=8|DocScanner von Norfello Oy]] (erhältlich im App Store für ca. CHF 5) gemacht. Wir empfehlen Ihnen diese App zu installieren,​ weil sie einen praktischen und effizienten Workflow bietet.
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 +{{:​logo_docscanner.png?​50|DocScanner}}
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 +Brauchbare Alternativen zu [[http://​itunes.apple.com/​ch/​app/​docscanner/​id312391317?​mt=8|DocScanner von Norfello Oy]] sind allenfalls [[http://​itunes.apple.com/​de/​app/​scanner-pro-scan-multipage/​id333710667?​mt=8|Scanner Pro]] oder auch [[http://​itunes.apple.com/​ch/​app/​genius-scan-pdf-scanner/​id377672876?​mt=8|Genius Scan]]. ​
 +
 +{{:​scanner_pro_logo.png?​50|Scanner Pro}}
 +{{:​genius_scan_logo.png?​50|Genius Scan}}
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 +== Einstellungen von DocScanner ==
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 +{{:​foto_16.11.png?​300|Einstellungen 1}}
 +{{:​foto_16.11-1.png?​300|Einstellungen 2}}
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 +{{:​foto_16.11-2.png?​300|Dropbox Einstellungen}}
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 +Ihr Run my Accounts Spesenordner kann allenfalls anders benannt sein.
 +
 +=== Android ===
 +
 +Gute Erfahrungen haben wir mit dem [[https://​market.android.com/​details?​id=com.intsig.camscanner&​hl=de|CamScanner]] aus dem Android Market gemacht.
 +
 +{{:​cam_scanner.jpeg?​50|CamScanner}}
 +
 +===== Beispiele =====
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 +==== Fotografieren der Spesenbelege am Beispiel von iPhone DocScanner ====
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 +{{:​einstellungen_foto_nehmen.png?​300|Start}}
 +{{:​foto4.png?​300|Fotografieren}}
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 +  - Treffenden Kurzbeschrieb als Dateinamen eingeben – max. 4 Worte
 +  - Fotografieren eines Spesenbeleges
 +    * Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist, dazugehörige Kreditkartenquittungen dürfen nicht an Run my Accounts eingereicht,​ sollen aber dennoch aufbewahrt werden.
 +    * Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
 +    * Kontrolle der Qualität: alle Details müssen gut lesbar sein!
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 +
 +{{:​upload.png?​300|Upload}}
 +{{:​dropbox_auswahl.png?​300|Dropbox}}
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 +{{:​foto_16.11-3.png?​300|Hochladen}}
 +{{:​foto_16.11-4.png?​300|Fertig}}
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 +
 +==== Fotografieren der Spesenbelege am Beispiel von Android CamScanner ====
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 +{{:​start_beschr.png?​300|Start}}
 +{{:​fotografieren_beschr.png?​300|Fotografieren}}
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 +Fotografieren eines Spesenbeleges
 +    * Relevant ist die Quittung, welche die MWST ausweist, dazugehörige Kreditkartenquittungen dürfen nicht an Run my Accounts eingereicht,​ sollen aber dennoch aufbewahrt werden.
 +    * Gesamter Beleg muss fotografiert werden.
 +    * Kontrolle der Qualität: alle Details müssen gut lesbar sein!
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 +{{:​bild_auswahl_beschr.png?​300|Bestätigen}}
 +{{:​bild_speichern_beschr.png?​300|Umwandlung Bestätigen}}
 +
 +{{:​anschreiben_beschr.png?​300|Anschreiben}}
 +
 +Treffenden Kurzbeschrieb als Dateinamen eingeben – max. 4 Worte
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 +{{:​vorbereitung_upload_beschr.png?​300|Start Upload}}
 +{{:​upload_beschr.png?​300|Dropbox Auswahl}}
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 +{{entry>​1;​Spesen/​Spesen mit dem Handy fotografieren}}
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