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belege_scannen

Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

Link zu dieser Vergleichsansicht

belege_scannen [2016/07/08 21:02]
belege_scannen [2019/06/09 12:09] (aktuell)
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 +====== Belege Scannen ======
  
 +Run my Accounts Kunden scannen ihre Buchhaltungs-Belege einfach zur Verarbeitung durch: ​
 +
 +===== Anleitungs-Video =====
 +{{youtube>​r7VFPjZrW5g?​853x510?​hd=1}}
 +
 +===== Scan-Format =====
 +
 +Bitte scannen Sie Ihre Belege in folgendenem Format: ​
 +
 +  300 dpi
 +  schwarz-weiss (keine Graustufen)
 +  PDF-Format
 +  ​
 +Zu den Barcodes: ​
 +  * Bitte decken Sie damit keine bedruckten Stellen (Texte oder Logos) ab.
 +  * Bitte kleben Sie die Barcodes möglichst gerade auf den Beleg.
 +
 +Bitte achten Sie beim Scannen darauf, dass:
 +
 +  * Alle Seiten des Beleges vollständig gescannt werden
 +  * Die Scans gerade sind
 +  * Der Einzahlungsschein nicht die Rechnung verdeckt (zum Verbuchen müssen wir den gesamten Inhalt der Rechnung kennen).
 +  * Jeder Beleg (nicht jede Seite!) mit einem Barcode versehen ist.
 +
 +Von Kunden empfohlene Scanner finden Sie [[scanner|hier]].
 +===== Übermittlung der Scans =====
 +Ihre Scans können Sie uns wie folgt übermitteln: ​
 +  * Per E-Mail
 +  * Verschlüsselt per sicherem [[:​privasphere|Privasphere-E-Mail]] - sofern Sie einen [[https://​www.privasphere.com/​hp/​index.php?​L=1&​id=30&​L=0&&​L=1|PrivaSphere]] Zugang haben.
 +  * Per [[:​dropbox|Dropbox-Upload]]. ​
 +  * Per Upload Widget
 +  * Per [[api:​api_beleg_upload|REST-API]]
 +
 +Die Mailadressen teilen wir Ihnen am Kick-off Meeting mit. 
 +
 +===== Belege ohne Barcodes scannen =====
 +
 +Bitte lesen Sie dazu den Artikel [[belege_ohne_barcode]].
 +===== Tips =====
 + 
 +  * Sie können alle Belege in eine Datei scannen. Es ist nicht nötig, einzelne Dateien oder gar einzelne Seiten in separate Dateien zu trennen.
 +  * Sie brauchen die Scan-Dateien nicht anzuschreiben.
 +  * **Mitteilungen an Run my Accounts** wie zum Beispiel Kontierungs- oder Zahlungsanweisungen und schreiben Sie direkt mit einem schwarzen Kugelschreiber auf die Belege. Damit ist sichergestellt,​ dass auch ein Revisor später diese Anweisungen nachvollziehen kann.
 +  *  Bitte übermitteln Sie uns keine Anweisungen im E-Mail mit den Belegen. E-Mails werden von einer Software engegengenommen. Inhalte dieser Mails lesen wir nicht. Bei weitergehenden Anweisungen kontaktieren Sie Ihren Online-Buchhalter per E-Mail oder Telefon. ​
 +  * Falls Sie einen Beleg in eine andere Periode buchen wollen, streichen Sie bitte das Belegdatum durch und schreiben das gewünschte Buchungsdatum von Hand auf den Beleg ("​Praktikermethode"​). Damit ist die Buchung für alle nachvollziehbar. ​
 +
 +===== Wieso nicht farbig? =====
 +  * Farbige Scans benötigen ein vielfaches an Speicherplatz. Viele Mailserver haben Probleme damit, grosse Dateien zu versenden. Manchmal kommen diese grossen Dateien nicht bei uns an.
 +  * Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher farbige Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes. ​
 +  * In der Archivierung ist das Schwarz-Weiss Format die Regel, da Schwarz-Weiss Dateien weniger Speicherplatz benötigen und die Volltextindizierung besser funktioniert.
 +
 +===== Wieso keine Graustufen? =====
 +  * In Graufstufe gescannte Bilder weisen ein sehr schlechtes Kontrastverhältnis auf. Texte werden oft unleserlich. Unsere Belegverarbeitung ist auf ein hohes Kontrastverhältnis angewiesen. Wir müssen daher graue Dateien ins Schwarz-Weiss Format umwandeln. Aufgrund des schlechten Kontrastverhältnisses leidet die Qualität des Bildes und damit die Erkennbarkeit des relevanten Textes. ​
 +
 +Im folgenden Beispiel sehen Sie, dass bei Verwendung von Graustufen-Bildern bei der Umwandlung in Schwarz-Weiss wichtige Informationen verloren gehen. Werden die Belege von Anfang an in Schwarz-Weiss gescannt, erscheint der ganze Text in Schwarz.
 +
 +{{:​umwandlung_sw.png|}}
 +
 +{{entry>​1;​Scannen/​Belege scannen}}